Software en IT

Een belangrijke keuze bij je e-commerce plannen is die voor het platform. Kies je voor een gehuurde oplossing of voor een software oplossing die je in eigen beheer hebt?

Kiezen voor een SaaS oplossing

SaaS staat voor "Software as a Service" en duidt op een software oplossing die online wordt aangeboden en waar je middels een maandelijks licentiebedrag gebruik kan van maken. Vaak komt daar nog een commissie per verkoop bij. Dit soort constructies zijn aantrekkelijk wanneer je onderneming nog in de kinderschoenen staat en je voorkeur uitgaat naar lage vaste opstartkosten.

Tip: Pas goed op! Een commissie van 2% op elke verkoop kan opeens een heel groot bedrag worden wanneer je zaken goed lopen!

Voordelen

  • Snel van start dankzij kant-en-klare oplossing
  • Geen technische bekommernissen: alles staat klaar. Je kan je snel op de inhoud concentreren
  • Veel oplossingen zijn zeer gebruiksvriendelijk
  • Schaalbaar in piekmomenten

Nadelen

  • Je moet zelf instaan voor de setup van je webshop. Heb je daar wel de tijd voor?
  • Vaak komen er nog kleine kostjes bij naarmate je opties bijneemt.
  • Heb je heel veel producten, dan moet je de SaaS oplossing koppelen met je eigen ERP systeem. Bekijk of dit tot de mogelijkheden behoort alvorens je een oplossing kiest
  • Verzendings- en betalingsmogelijkheden zijn soms beperkt.
  • Je moet de beperkingen van het systeem aanvaarden. Je bent geen meester over de functionaliteiten en mogelijkheden.

Enkele voorbeelden van kant-en-klare SaaS-oplossingen:

Software

Er zijn talrijke softwarepakketten die je kunt gebruiken om een webshop te maken zoals jij die wilt. Om hier zelf mee aan de slag te gaan moet je over technische vaardigheden beschikken. Het is immers geen "plug-and-play".

De 3 meest gebruikte pakketten op een rijtje:

Wordpress met WooCommerce

Voordelen van Wordpress

  • Uitstekende all-round oplossing
  • Middenweg tussen het gebruiksgemak van kant en klare oplossingen en een robuuster systeem als Magento.
  • Een Wordpress blog of website is eenvoudig uit te breiden tot een webshop door de WooCommerce plugin te installeren.
  • Wereldwijd zeer populair
  • Open source software: je bent niet gebonden aan één partner voor de ontwikkeling en onderhoud
  • Ideale oplossing voor minder complexe webwinkels
  • Goede ingebouwde SEO mogelijkheden

Nadelen van Wordpress

  • Extreem populair en daarom gevoelig voor aanvallen van hackers
  • Minder geschikt voor heel grote webshops
  • Veel upgrades nodig
  • Toch al sneller wat programmeerkennis nodig

Drupal commerce

Voordelen van Drupal

  • Krachtig platform dat zijn oorsprong in België kent
  • Een "bouwdoos" met zeer veel functionaliteiten
  • Maakt het makkelijk om samen te werken
  • Geschikt om klein te beginnen en groot te groeien

Nadelen van Drupal

  • Moeilijker te leren dan Wordpress
  • Grote upgrades zijn complexer
  • Zonder developers in de buurt moeilijk zelf op te zetten

Magento

Voordelen van Magento

  • Geschikt voor grote en uitgebreide webshops
  • Heel veel functionaliteiten zitten ingebakken in het systeem.
  • Meer dan 15.000 plugins beschikbaar (maar niet allemaal even kwalitatief)
  • Geschikt voor zowel kleine als complexe webshops
  • Stabiel en veilig
  • Eigen software is eenvoudig aan Magento te koppelen

Nadelen van Magento

  • Niet ‘snel online’
  • Veel belangrijke uitbreidingen zijn tegen betaling
  • Vereist specifieke Magento hosting
  • Vereist een grote technische kennis

IT structuur (koppelingen)

Iedere webshop is uniek. En dan hebben we het niet over het productaanbod of design, maar over de manier waarop de webshop verbonden is met andere bedrijfsprocessen in je zaak.

Boekhouding en facturatie
Vrijwel elke webshop kan na een geplaatste order een factuur opmaken en die als PDF file beschikbaar stellen of zelfs doormailen naar de koper. Overleg altijd met je boekhouder over de wijze waarop de online verkopen in het algemene factuurboek van je onderneming moeten worden opgenomen. Een koppeling met je boekhoudpakket kan nuttig zijn en kan je heel wat manueel werk besparen.

Klantengegevens (CRM)
Klantengegevens hebben een grote waarde voor je onderneming. Bedenk welke gegevens voor jou precies van belang zijn, want met een webshop krijg je vanzelf een heel nieuwe stroom aan informatie over je (online) klanten. Om de gegevens (bijvoorbeeld van de klantenkaart) zowel online als in de winkel te kunnen inkijken of gebruiken, is een sterke synchronisatie nodig tussen online en offline via het kassasysteem. Heeft de leverancier een oplossing ter beschikking om te koppelen met jouw e-commerce platform?

Productinformatie en stockstatus (ERP)
"ERP" of Enterprise Resource Planning is jouw databank met productinformatie. Het is het kloppend hart van een onderneming waarop vaak de interne structuur, boekhouding, klantenbeheer en zelfs klantenservice is gebaseerd.

In je ERP zitten vaak weinig of geen leesbare gegevens voor de buitenwereld. Logisch, want dat was ook nooit het opzet. En daar knelt vaak het schoentje: Je hébt wel veel gegevens over je producten, maar ze zijn vaak niet in consumententaal, laat staan optimaal voor Google. Houd rekening met extra werk en budget om die beschikbare gegevens in je ERP systeem te verrijken met bijvoorbeeld commerciële teksten en foto's die voor de webshop nodig zijn.

Voorraadstatus kan je elke nacht synchroniseren of in real time indien nodig. Zeker wanneer je ook de voorraad in je fysieke winkels mee wilt rekenen moet je dit goed analyseren en construeren. Synchronisatie met een ERP systeem is een complex traject waar een grondige voorstudie aan vooraf moet gaan. Dit mag zeker niet onderschat worden. Het is de achillespees van je onderneming. 

Orderbeheer
Is je garage je stockageruimte? Dan zal een mailberichtje van een binnenkomende order voor jou voldoende zijn. Heb je een eigen magazijn dan moet een online bestelling meer geijkte logistieke paden volgen en misschien op de juiste locatie uit de printer rollen. Staan je goederen bij een externe logistieke partner opgeslagen en voorziet deze in de afhandeling? Dan is het nodig om een degelijke doorstroming naar hun systeem te voorzien. Bekijk dus goed hoe je je webshop kan koppelen met dergelijke systemen voor een vlotte workflow achter de schermen.

Online betaalfaciliteiten
Elke webshop beschikt over (online) betaalmogelijkheden, die via een of meerdere betaalproviders worden aangeboden. De koppeling van je account bij die gekozen provider met je webshop is al bij al een vrij eenvoudige klus. Meer info vind je in de themapagina's rond online betalen.

Verzending
De klant heeft nogal wat wensen op vlak van verzending. Het is dus goed om verschillende opties te voorzien in de webshop. Het integreren van de modules van je koerierdienst kan voor heel wat tijdswinst zorgen achter de schermen. Meer hierover in de themapagina's rond logistiek en verzending.