Juridische aspecten

Informatieplicht

Welke informatie moet u bij verkoop via een webshop verplicht meedelen aan de consument?

Vóór de bestelling

Voordat de consument een bestelling plaatst in uw webwinkel, moet u hem ondubbelzinnig, helder en begrijpelijk inlichten over een aantal gegevens. Uw online klant moet gemakkelijk, rechtstreeks en permanent toegang krijgen tot de volgende informatie:

  1. voornaamste kenmerken van de goederen en de diensten die u aanbiedt;
  2. gegevens van uw onderneming (o.m. ondernemingsnummer, handelsnaam);
  3. contactgegevens van uw onderneming (geografisch adres vestiging, tel, fax en e-mailadres);
  4. het geografische adres van uw bedrijfsvestiging waar de consument met eventuele klachten terecht kan
  5. de totale prijs van de goederen of diensten, alle belastingen inbegrepen.
    Als de prijs niet vooraf kan worden vastgesteld, moet minstens worden meegedeeld hoe de prijs moet worden berekend.
    Daarnaast moeten ook alle eventuele extra vracht-, leverings-, porto- of andere kosten vermeld worden. Als deze kosten niet vooraf kunnen worden berekend, moet u minstens laten weten dat er eventueel extra kosten verschuldigd kunnen zijn.
    Bij een overeenkomst van onbepaalde duur of een overeenkomst voor een abonnement, omvat de totale prijs de totale kosten per factureringsperiode. Geldt er voor dergelijke overeenkomsten een vast tarief, dan omvat de totale prijs ook de totale maandelijkse kosten.
  6. de wijze van betaling, levering (in voorraad, tijdelijk niet beschikbaar, beschikbaar vanaf…),    uitvoering, de termijn waarbinnen de goederen of dienstverlening geleverd worden.
    TIP: De beste plek om de logo’s van de aangeboden betaalmiddelen te vermelden is in de footer (infobalkje) onderaan elke pagina.
  7. Als er een herroeping (annulering) bestaat: de voorwaarden, de termijn en de modaliteiten voor de uitoefening van dat recht, en het modelformulier voor herroeping;
  8. indien van toepassing: het feit dat de consument de retourkosten zal moeten dragen in geval van herroeping en, als de goederen niet per gewone post kunnen worden teruggezonden, de kosten voor het terugzenden;
  9. Bij dienstencontracten kan de consument u verzoeken om de levering van diensten te laten starten voor het einde van de herroepingstermijn. In dat geval moet u hem duidelijk melden dat hij u alle redelijke kosten zal moeten vergoeden voor de reeds geleverde diensten indien hij toch zijn herroepingsrecht nog uitoefent;
  10. indien de consument geen herroepingsrecht heeft op basis van de wet, moet u hem dit ook duidelijk melden, of eventueel de omstandigheden waarin de consument zijn herroepingsrecht verliest;
  11. een herinnering aan de wettelijke garantiewaarborg;

    Ook volgende zaken moet u meedelen, voor zover ze in uw webshop van toepassing zijn:
  12. je beleid inzake klachtenbehandeling (hoe is je klantenservice ingericht en hoe kunnen ze je contacteren?);
  13. het bestaan en de voorwaarden van bijstand na verkoop, diensten na verkoop en commerciële garanties;
  14. de duur van de overeenkomst, of de opzeggingsvoorwaarden van de overeenkomst, als die van onbepaalde duur is of automatisch verlengd wordt;
  15. de minimumduur van de verplichtingen van de consument volgens de overeenkomst;
  16. het bestaan en de voorwaarden van waarborgsommen of andere financiële garanties die de consument op verzoek van de onderneming moet betalen of bieden;
  17. Bij de verkoop van digitale inhoud: de functionaliteit ervan met inbegrip van toepasselijke technische beveiligingsvoorzieningen;
  18. Bij de verkoop van digitale inhoud: de compabiliteit  van de digitale inhoud met hardware en software;
  19. het bestaan van relevante gedragscodes en hoe kopieën daarvan verkrijgbaar zijn;
  20. de mogelijke toegang tot buitengerechtelijke klachten- en geschillenbeslechtingsprocedures waaraan de onderneming is onderworpen, en de manier waarop.

De 20 hierboven opgesomde punten moet u meedelen in duidelijke en begrijpelijke taal, te raadplegen door de consument online of op een duurzame gegevensdrager (CD-rom, Usb,…). Ook het modelformulier voor herroeping moet u bezorgen.

TIP : Gebruik het model van algemene voorwaarden voor een webshop van UNIZO, waar de bovenstaande verplichte vermeldingen in verwerkt werden.

Ook voor aankopen via smartphones?
De wet houdt gelukkig rekening met de toenemende mobiele verkopen en verkopen via sociale media. Vanwege de vrij beperkte schermgrootte van een smartphone, is het toegelaten dat je als online ondernemer enkel de essentiële informatie meteen verstrekt en de rest via een link in de bevestiging toegankelijk maakt. De essentiële informatie is: de precontractuele informatie over de voornaamste kenmerken van de goederen of de diensten, de identiteit van uw onderneming, de totale prijs, het herroepingsrecht, de duur van de overeenkomst en, bij onbepaalde duur, de voorwaarden om de overeenkomst op te zeggen.

Hoe de algemene voorwaarden laten lezen en goedkeuren door de klant?
Goede en duidelijke afspraken voorkomen veel problemen. Zeker in e-commerce is het belangrijk dat alle partijen op de hoogte zijn van hun rechten en hun plichten. 

TIP: Een gouden raad: knip en plak niet de voorwaarden van een andere online partij, maar schrijf de specifieke voorwaarden die voor jouw situatie van toepassing zijn. UNIZO biedt haar leden een (aan de wet aangepast) model van algemene voorwaarden voor een webshop. Raadpleeg zeker ook de UNIZO adviesgids “Van contact tot contract” te downloaden op www.unizo.be/adviesgidsen (gratis voor UNIZO-leden) en waarin je tips krijgt over hoe contracten en algemene voorwaarden op te stellen.

De klanten moeten uw algemene voorwaarden hebben gelezen en aanvaard vóór het sluiten van de overeenkomst. Anders kan u die algemene voorwaarden ook niet tegen hen inroepen!

TIP: Concreet is het aan te raden om op alle pagina’s van de e-commerce website een hyperlink te plaatsen naar een afdeling waarin de algemene voorwaarden integraal opgenomen zijn. Bovendien moet die hyperlink heel goed zichtbaar zijn tijdens de online bestelling, en meer in het bijzonder net vóór de bevestiging van de bestelling. Concreet kan u naast die link best een afvinkvakje plaatsen, gevolgd door een melding “Ik heb de algemene voorwaarden gelezen en aanvaard ze”.

Uw klant moet uw algemene voorwaarden bij verkoop op afstand steeds kunnen opslaan en weergeven. Hij moet ze dus (integraal en correct) kunnen afprinten of op een harde schijf opslaan (geef de keuze om ze in html-, word- of pdf-formaat te downloaden). 
Vermeld de algemene voorwaarden uiteraard ook op de factuur, de bestelbon en de orderbevestiging en geef aan dat ze integraal deel uitmaken van de overeenkomst.

Welke informatie en andere verplichtingen zijn er bij de bestelprocedure zelf?

Voordat de consument zijn elektronische order plaatst, moet u op duidelijke, begrijpelijke en ondubbelzinnige wijze ten minste volgende informatie verstrekken:

  • De talen waarin het contract kan worden gesloten. Bij een meertalige e-commerce website moeten ook de algemene voorwaarden en de bestelprocedure in dezelfde talen te lezen zijn;
  • De verschillende technische stappen bij het sluiten van het contract: een overzicht van de bestelprocedure;

In het kader van de bestelling moet u aangeven of de consument invoerfouten gemaakt heeft en vragen deze te corrigeren voordat de bestelling wordt geplaatst (vb. melding maken dat een verplicht vakje niet werd ingevuld). Bijkomende informatie in het kader van de bestelprocedure:

  • Uiterlijk aan het begin van het bestelproces moet je duidelijk en leesbaar aangeven of er beperkingen gelden voor de levering en welke betaalmiddelen je aanvaardt (vb. “enkel levering in België”, “we aanvaarden enkel de volgende betaalmiddelen…”);
  • Onmiddellijk vóór het plaatsen van de bestelling moet je duidelijk en in het oog springend,   informatie geven over: de kenmerken van het product of de dienst, de totale prijs (inclusief alle kosten), en eventueel de duur van de overeenkomst, de voorwaarden voor het opzeggen en de minimumduur van de verplichtingen van de consument.
  • Op het moment dat de klant zijn bestelling plaatst moet je er uitdrukkelijk op wijzen dat die bestelling een betalingsverplichting inhoudt. Mogelijk gebeurt het plaatsen van een bestelling door een of andere knop aan te klikken. Dan moet zo’n button ook op een goed leesbare wijze aangemerkt worden met alleen de woorden "bestelling met betalingsverplichting" of een andere formulering die duidelijk maakt dat er een betalingsverplichting is. “Naar de kassa” of “betalen” wordt ook aanvaard en is toch iets beter te begrijpen door de consument.

Verboden: vooraf aangevinkte vakjes voor bijkomende kosten (zgn. default-opties)

  • Voor elke extra betaling boven de overeengekomen aankoopprijs, bijvoorbeeld kosten voor de levering, betaling, verzekering, extra opties, etc., moet je de klant om zijn toestemming vragen. Maar dat mag niet op een impliciete manier, door vooraf al een aantal vakjes aan te vinken. De toestemming moet uitdrukkelijk zijn en niet afgeleid door het gebruik van standaardopties die de klant zelf moet afvinken om extra betaling te vermijden. In dat geval mag hij zelfs terugbetaling eisen.
  • Vergoeding voor betaling = kosten voor onderneming
  • Het is verboden om de consument voor het gebruik van een bepaald betaalmiddel vergoedingen aan te rekenen die hoger liggen dan uw werkelijke kost voor het gebruik van dit middel. Voor betalingen met kredietkaart betekent dit bijvoorbeeld dat geen forfaitaire kost mag aangerekend worden indien deze kost hoger ligt dan de werkelijke kost van de betaling.

Informatieverplichting na de bestelling: bevesting van de bestelling

ls de klant zijn bestelling heeft gedaan moet u hem een bevestiging van de gesloten overeenkomst bezorgen. Dat kan onder de vorm van een e-mail, maar ook worden opgeslagen op cd-roms, dvd’s, op de harde schijf van de pc van de klant, of een andere duurzame drager. Internetwebsites vallen hier in de regel niet onder. 
Deze bevestiging moet volgende informatie omvatten:

  • Alle informatie die vóór de bestelling moet meegedeeld worden (zie hoger…), tenzij u die al vóór de sluiting van de overeenkomst op een duurzame gegevensdrager had bezorgd.
  • Als het gaat om digitale inhoud die niet op een materiële drager is geleverd: de bevestiging van de uitdrukkelijke voorafgaande toestemming en de erkenning dat de consument zijn herroepingsrecht verliest.

De consument moet deze informatie ten laatste ontvangen op de dag van de levering van de producten. Voor de levering van diensten moet de informatie overgemaakt worden vóór de uitvoering van elke dienst (of indien van toepassing, tijdens de uitvoering van de dienstenovereenkomst indien de uitvoering met akkoord van de consument voor het verlopen van de herroepingstermijn is begonnen). Indien de consument wenst dat de levering van diensten start voor het einde van de herroepingstermijn van 14 dagen, moet u eisen dat de consument daar uitdrukkelijk om verzoekt.

Herroepingsrecht

Vroeger volstond het in uw webshop te vermelden dat de klant het recht had zijn bestelling te annuleren (herroepingsrecht). in de huidige wetgeving bet u als webwinkel verplicht om vóór de aankoop duidelijk aan te geven onder welke voorwaarden, termijnen en modaliteiten uw klant dit herroepingsrecht mag uitoefenen en in welke gevallen hij dit recht verliest. 

Consumenten die een product op afstand bestellen kunnen dat niet grondig vooraf bekijken en beoordelen. Daarom werd al lang geleden het recht ingevoerd om goederen terug te sturen. Vandaag is bijvoorbeeld in de modebranche het onbeperkt retourneren van kledingstukken zelfs een marketingstatement en een verkoopargument geworden, met Zalando als bekendste voorbeeld.

Tot hoe lang kan een klant de aankoop via een webshop annuleren?
Bij aankoop via een webshop heeft de consument in principe ten minste 14 kalenderdagen om zijn bestelling te herroepen, zonder enige reden en zonder enige vergoeding.

De termijn van 14 dagen begint te lopen:
bij de verkoop van diensten: de dag waarop de overeenkomst wordt gesloten;
bij de verkoop van goederen (of bij overeenkomsten die zowel goederen als diensten betreffen): op de dag waarop de consument (of een door hem aangewezen persoon) de goederen fysiek in bezit neemt of:

  1. bij één bestelling van meerdere goederen die afzonderlijk worden geleverd: de dag waarop de consument het laatste goed fysiek geleverd krijgt
  2. bij een product dat bestaat uit verschillende zendingen of onderdelen, de dag waarop de consument de laatste zending of het laatste onderdeel fysiek geleverd krijgt;
  3. bij overeenkomsten voor regelmatige levering van goederen over een bepaalde periode, de dag waarop de consument het eerste goed fysiek in geleverd krijgt.

Invulformulier voor herroeping
De wet verplicht u als webshop ook om vóór de aankoop een invulformulier voor herroeping aan uw klant te sturen. Dit formulier voor herroeping moet het de klant gemakkelijk en overzichtelijk maken om zijn recht op herroeping uit te oefenen. Ook na het afsluiten van de online aankoop moet de consument nogmaals geïnformeerd worden over zijn recht op herroeping. Hij moet zijn beslissing om de overeenkomst te herroepen verzenden vóór het verstrijken van de herroepingstermijn. Daarvoor kan hij ofwel:

  • gebruik maken van het modelformulier voor herroeping
  • een andere ondubbelzinnige verklaring afgeven waarin hij verklaart de overeenkomst te herroepen. U mag de consument ook de mogelijkheid bieden om het modelformulier voor herroeping of een andere ondubbelzinnige verklaring op uw website elektronisch in te vullen en te verzenden. U moet dan wel onmiddellijk op een duurzame gegevensdrager bevestiging van u de herroeping ontvangen hebt.

De consument moet de goederen binnen 14 dagen na de dag waarop hij zijn beslissing om de overeenkomst te herroepen aan de onderneming heeft meegedeeld, terugzenden. 

De kosten voor de terugzending van de goederen vallen in principe ten laste van de consument, tenzij:

  • de onderneming heeft aangegeven dat hij de kosten op zich neemt;
  • de onderneming geen informatie heeft verstrekt over het feit dat de consument de kosten voor het terugzenden van de goederen moet dragen in geval van herroeping;
  • de goederen die uit hun aard niet per gewone post kunnen worden verzonden (vb. salon) geleverd werden bij de woonplaats, en voor het sluiten van de overeenkomst geen informatie werd gegeven over de (berekening van de) kosten voor het terugzenden van die goederen.

De consument moet verder ook geen enkele kost betalen voor:

  • de uitvoering van diensten die geheel of ten dele, tijdens de herroepingstermijn zijn verleend, indien (i) de onderneming heeft nagelaten de informatie over het herroepingsrecht (voorwaarden, termijn en modaliteiten) of het feit dat de consument gebonden is de redelijke kosten daarvoor te vergoeden, te verstrekken; of (ii) de consument er niet uitdrukkelijk om heeft verzocht met de uitvoering van de dienst te beginnen tijdens de herroepingstermijn; en 
  • de volledige of gedeeltelijke levering van digitale inhoud die niet op een materiële drager is geleverd, indien (i) de consument er van te voren niet uitdrukkelijk mee heeft ingestemd dat de uitvoering kan beginnen vóór het einde van de periode van 14 dagen; of (ii) de consument niet heeft erkend zijn recht op herroeping te verliezen bij het verlenen van zijn toestemming, of (iii) de onderneming heeft nagelaten bevestiging te verstrekken van de overeenkomst met bevestiging van uitdrukkelijk akkoord en erkenning van het verlies van het herroepingsrecht.

Terugbetaling
Wanneer de consument gebruik maakt van het herroepingsrecht, moet de onderneming alle ontvangen betalingen, inclusief eventuele leveringskosten, terugbetalen. Indien de consument echter uitdrukkelijk gekozen heeft voor een andere, duurdere levering dan de aangeboden goedkoopste standaardlevering, moet de onderneming de bijkomende kosten hiervoor niet terugbetalen. 

De kosten voor het terugzenden van de producten door de consument naar de onderneming mogen wel ten laste van de consument vallen, tenzij de onderneming niet aan de consument heeft meegedeeld dat hij deze kosten moet dragen.

De onderneming moet voor de terugbetaling hetzelfde betaalmiddel gebruiken als datgene dat de consument heeft gebruikt voor de oorspronkelijke transactie, tenzij de consument uitdrukkelijk zijn akkoord geeft voor een ander betaalmiddel en op voorwaarde dat de consument hiervoor geen kosten moet dragen. 

Deze terugbetaling moet binnen de 14 dagen na de mededeling van de consument van zijn beslissing tot herroeping gebeuren. Behalve wanneer de onderneming heeft aangeboden de goederen zelf af te halen, mag de onderneming bij een overeenkomst tot verkoop van goederen wachten met de terugbetaling totdat hij alle goederen heeft teruggekregen van de consument, of totdat de consument heeft aangetoond dat hij de goederen heeft teruggezonden, naar gelang welk tijdstip eerst valt. 

De consument kan aansprakelijk gesteld worden voor de waardevermindering van de goederen die het gevolg is van het behandelen van de goederen dat verder gaat dan nodig was om de aard, de kenmerken en de werking van de goederen vast te stellen. Dit geldt echter niet wanneer de onderneming heeft nagelaten informatie over het herroepingsrecht te verstrekken. 

Indien een consument het herroepingsrecht uitoefent nadat hij een verzoek heeft gedaan om de verrichting van de diensten te laten aanvangen tijdens de herroepingstermijn, moet de consument een bedrag betalen dat evenredig is aan hetgeen reeds is geleverd op het moment dat de consument de onderneming ervan in kennis heeft gesteld dat hij zijn herroepingsrecht uitoefent, vergeleken met de volledige uitoefening van de overeenkomst. Het evenredige bedrag dat de consument moet betalen wordt berekend op grondslag van de totale prijs zoals vastgelegd in de overeenkomst. Als de totale prijs excessief is, wordt het evenredige bedrag berekend op grondslag van de marktwaarde van het geleverde.

Gevallen waar het herroepingsrecht niet van toepassing is
De consument kan het herroepingsrecht niet uitoefenen voor:

  1. Volledig uitgevoerde dienst (indien uitdrukkelijke instemming consument en erkenning verlies herroepingsrecht): dienstenovereenkomsten na de volledige uitvoering van de dienst als de uitvoering is begonnen met uitdrukkelijke voorafgaande instemming van de consument, en mits de consument heeft erkend dat hij zijn herroepingsrecht verliest zodra de onderneming de overeenkomst volledig heeft uitgevoerd;
  2. Goederen of diensten onderworpen aan marktschommelingen: de levering of verstrekking van goederen of diensten waarvan de prijs gebonden is aan schommelingen op de financiële markt waarop de onderneming geen invloed heeft en die zich binnen de herroepingstermijn kunnen voordoen;
  3. Volgens specificaties vervaardigde of gepersonaliseerde goederen: de levering van volgens specificaties van de consument vervaardigde goederen, of die duidelijk voor een specifieke persoon bestemd zijn;
  4. De levering van goederen die snel bederven of met een beperkte houdbaarheid;
  5. Verzegelde goederen en verzegeling gebroken + inbreuk op hygiëne of gezondheid (twee voorwaarden): de levering van verzegelde goederen die niet geschikt zijn om te worden teruggezonden om redenen van gezondheidsbescherming of hygiëne en waarvan de verzegeling na de levering is verbroken;
  6. Vermengde goederen: de levering van goederen die na levering door hun aard onherroepelijk vermengd zijn met andere producten;
  7. De levering van alcoholische dranken waarvan de prijs is overeengekomen bij de sluiting van de verkoopovereenkomst, maar waarvan de levering slechts kan plaatsvinden na 30 dagen, en waarvan de werkelijke waarde afhankelijk is van schommelingen van de markt waarop de 
    onderneming geen invloed heeft (vb. vins primeurs, beaujolais nouveau);
  8. Dringende onderhouds- of herstellingswerken + uitdrukkelijk verzoek van de consument: overeenkomsten waarbij de consument de onderneming specifiek verzocht heeft hem te bezoeken om daar dringende herstellingen of onderhoud te verrichten; wanneer echter de onderneming bij een dergelijk bezoek aanvullende diensten verleent waar de consument niet expliciet om heeft gevraagd, of andere goederen levert dan vervangstukken die noodzakelijk gebruikt worden om het onderhoud of de herstellingen uit te voeren, is het herroepingsrecht op die aanvullende diensten of goederen van toepassing;
  9. De levering van verzegelde audio- en verzegelde video-opnamen en verzegelde computerprogrammatuur waarvan de verzegeling na levering is verbroken; 
  10. De levering van kranten, tijdschriften of magazines, met uitzondering van overeenkomsten voor een abonnement op dergelijke publicaties;
  11. Overeenkomsten die zijn gesloten tijdens een openbare veiling; 
  12. De terbeschikkingstelling van accommodatie anders dan voor woondoeleinden, goederenvervoer, autoverhuurdiensten, catering en diensten met betrekking tot vrijetijdsbesteding, indien in de overeenkomsten een bepaalde datum of periode van uitvoering is voorzien;
  13. De levering van digitale inhoud die niet op een materiële drager is geleverd, als de uitvoering is begonnen met uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van de consument en mits de consument heeft erkend dat hij zijn herroepingsrecht daarmee verliest (vb. downloaden van muziek of film, ebook,
    software);
  14. De overeenkomsten voor diensten voor weddenschappen en loterijen.

Betaling

De consument moet duidelijk worden ingelicht over de ter beschikking gestelde veilige betalingsmethoden. Indien een beroep wordt gedaan op externe partijen om de veiligheid te waarborgen, wordt dit aan de consument meegedeeld. 

Het is verboden om de consument voor het gebruik van een bepaald betaalmiddel vergoedingen aan te rekenen die de kosten van de onderneming voor het gebruik van dit middel overstijgen. Voor betalingen met kredietkaart betekent dit bijvoorbeeld dat geen forfaitaire kost mag aangerekend worden indien deze kost hoger ligt dan de werkelijke kost van de betaling. 

Uitvoering van de overeenkomst

Levering
Tenzij anders overeengekomen, moet de onderneming de goederen aan de consument leveren binnen 30 dagen na ontvangst van de bestelling van de consument. 

Indien de onderneming niet voldaan heeft aan zijn verplichting om de goederen op het met de consument overeengekomen tijdstip of binnen de termijn van 30 dagen te leveren, moet de consument de onderneming verzoeken de levering te verrichten binnen een aanvullende termijn die gezien de omstandigheden passend is. Indien de onderneming de goederen niet binnen deze aanvullende termijn levert, heeft de consument het recht de overeenkomst te beëindigen. 

Voor verkoopovereenkomsten waarbij (i) de onderneming heeft geweigerd de goederen te leveren, (ii) waarbij de levering binnen de overeengekomen levertermijn essentieel is, of (iii) de consument de onderneming vóór de sluiting van de overeenkomst heeft meegedeeld dat levering uiterlijk op een bepaalde datum essentieel is. Als de onderneming de goederen in deze gevallen niet op het met de consument overeengekomen tijdstip of binnen de termijn van 30 dagen levert, heeft de consument het recht de overeenkomst onverwijld te beëindigen. Bij beëindiging van de overeenkomst moet de onderneming ook onverwijld alle uit hoofde van de overeenkomst betaalde bedragen terugbetalen.

Risico overgang
Voor overeenkomsten waarbij de onderneming goederen opstuurt naar de consument gaat het risico van verlies of beschadiging van de goederen pas over op de consument zodra hij (of een door hem aangewezen derde partij, die niet de vervoerder is) de goederen fysiek in bezit heeft gekregen. De verzending gebeurt dus op risico van de onderneming. 

Het risico gaat echter al over op de consument bij levering aan de vervoerder, als de vervoerder van de consument de opdracht heeft gekregen de goederen te vervoeren en deze keuze niet door de onderneming was geboden.

Cookies

De 'cookies' worden geregeld in de Telecomwet. Is uw website al in overeenstemming met deze regels?

De interpretatie van deze wet is in België (nog) niet helemaal eenduidig, maar een aantal richtlijnen kunnen best wel al in acht genomen worden. We geven hieronder wat meer informatie.

First party cookies
Wat zeker is, is dat voor het gebruik van ‘first party cookies’ geen voorafgaandelijke toestemming vereist is. ‘First party cookies’ zijn technische cookies die gebruikt worden door de bezochte site zelf en die tot doel hebben de site optimaal te laten functioneren.
Voorbeeld: instellingen die de gebruiker bij de vorige bezoeken aan de site heeft gedaan, of nog : een vooraf ingevuld formulier met data dat de gebruiker tijdens vorige bezoeken heeft gedaan.

U heeft geen toestemming van de gebruiker nodig voor het plaatsen van functionele cookies. De wet citeert inderdaad twee soorten cookies voor welke het niet nodig is om een voorafgaande toestemming te vragen aan de gebruikers:

  • Cookies strikt noodzakelijk voor de verzending van een communicatie; en
  • Cookies strikt noodzakelijk om diensten te leveren die uitdrukkelijk gevraagd zijn door de abonnee of eindgebruiker.

Third party cookies
Voor ‘Third Party cookies’ daarentegen moet wel uitdrukkelijk toestemming te worden gevraagd aan de gebruiker. Deze ‘Third Party cookies’ zijn cookies die niet afkomstig zijn van de website zelf, maar wel van derden, bijvoorbeeld een aanwezige marketing of advertentieplug-in. Denk bijvoorbeeld aan cookies van Facebook of Google Analytics. Voor dergelijke cookies moet de bezoeker van de site eerst  toestemming geven. 

De vraag is alleen: hoe moet de bezoeker die toestemming geven?

Daarover bestaat namelijk een verschillende benadering in de EU lidstaten. In Nederland bijvoorbeeld, waar de Europese regeling ook werd omgezet, moet de bezoeker expliciet toestemming geven tot het gebruik van die cookies (‘opt-in’), bijvoorbeeld door via een pop-up expliciet aan te klikken dat hij toestemming geeft. 

In België namen een aantal experten aan dat je kan volstaan met een ‘opt-out’, en je dus enkel aan de bezoeker informatie moet geven over het gebruik en het plaatsen van cookies en dat je hem duidelijk moet maken hoe ze het al dan niet plaatsen van cookies kunnen beheren via de instellingen van hun browser. Echter niet iedereen is het hierover eens, en de laatste tijd wordt meer en meer gesteld dat je op basis van de nieuwe wet ook in België een uitdrukkelijke toestemming nodig hebt, net zoals in Nederland. 

  • De parlementaire voorbereiding van de Belgische wet zegt ook: ‘De abonnee of gebruiker moet namelijk zijn instemming geven’. Zolang er geen Koninklijk Besluit wordt afgekondigd dat verduidelijkt dat de toestemming ook impliciet kan gegeven worden, volstaat het dus wellicht niet om een impliciete toestemming te verkrijgen van de gebruiker.
  • Ook het BIPT is voorstander van het verschaffen van meer informatie aan de consument over het gebruik van cookies, via een balk onderaan of bovenaan de website, die het verder surfen op de website echter niet verhinderd.

Wat betreft het gebruik van third party cookies moet de toestemming van de bezoeker dus voldoen aan de volgende vereisten:

  • Vrijwillig zijn (mogelijkheid geven aan de bezoeker om de website te bezoeken zonder opt-in)
  • Expliciet zijn (waarbij een actieve interventie van de bezoeker is vereist)
  • Geïnformeerd zijn (de bezoeker moet voldoende informatie krijgen m.b.t. het gebruik, het type en het doel van de cookies)
  • Voorafgaand zijn (voor de cookie geïnstalleerd wordt)
  • Herroepbaar zijn (in privacy policy of disclaimer vermelden wat de bezoeker moet doen om toestemming in te trekken)

Hoe gaat u dan best concreet te werk?
Het is aangewezen om in een banner (vb. onderaan de website) bezoekers van de website attent maken op het feit dat cookies worden geplaatst én toestemming bekomen van bezoekers alvorens (third party) cookies ook effectief worden geplaatst. Een actieve interventie van bezoeker (buttons) wordt immers aangeraden aangezien er controverse bestaat over het gebruik van een gewone melding dat door de website te bezoeken de bezoeker akkoord gaat met het cookie beleid.

Concreet kan u de volgende formulering gebruiken: 

“Onze website maakt gebruik van cookies om onder meer statistieken bij te houden via Google Analytics. Meer informatie over het gebruik van cookies vindt u in onze privacyverklaring (dit laatste woord zou een hyperlink moeten bevatten).
Naast deze statement moeten er dan twee buttons staan “Accepteren” of “Weigeren”, of moet er een checkbox staan.

Naast het verkrijgen van de toestemming van de gebruikers, vereist de wet dat de gebruikers op een duidelijke en transparante wijze worden geïnformeerd over cookies. U kan dit doen via een cookie policy waarin u o.a. uitlegt welke cookies u gebruikt en met welk doel. Concreet: In de disclaimer/privacy policy informatie geven over het gebruik van cookies, type van cookies, doel van cookies, toegang 3e partijen, herroepbaarheid, enz. Download het modeldocument cookies.

Indien nodig enkele technische aanpassingen doorvoeren om ervoor te zorgen dat de website ook zonder cookies toegankelijk blijft.

Privacybescherming

De onderneming dient de consument op een ondubbelzinnige, heldere en begrijpelijke wijze te informeren over de verwerking van persoonsgegevens van de consument via een duidelijk verstaanbare privacy clausule die te raadplegen is vanop elke pagina van de e-commerce website. Deze clausule bevat minstens volgende elementen:

  1. De contactgegevens van de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens;
  2. Het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt;
  3. De vermelding dat de consument het recht heeft zijn gegevens in te kijken en te verbeteren, en een beschrijving van de procedure om dit te doen;
  4. Of de gegevens gebruikt zullen worden voor direct marketing, en desgevallend de vermelding dat de consument zich hiertegen kosteloos kan verzetten;
  5. Of de gegevens, mits instemming van de consument, zullen worden doorgegeven aan derden en hoe de consument zich hier desgevallend tegen kan verzetten. 

Enkel persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om het aangekondigde doel te bereiken mogen worden verzameld.

De verwerking van persoonsgegevens moet ook worden gemeld bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (Privacycommissie - http://www.privacycommission.be/nl/aangifte).

De onderneming dient de vertrouwelijkheid en de veiligheid van de verwerking te waarborgen en de nodige technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen zodat onbevoegden geen toegang kunnen krijgen tot de gegevens. Wanneer een consument persoonsgegevens verstrekt  tijdens het bestel- en betaalproces dient de onderneming maatregelen te nemen die een veilige overdracht van die gegevens mogelijk maakt. Een beveiligde gegevensoverdracht kan bewerkstelligd worden met een SSL-certificaat.

Verplichte vermeldingen specifiek voor rechtspersonen / vennootschappen

Voor wat betreft rechtspersonen/vennootschappen wordt in herinnering gebracht dat elke website evenals elk (elektronisch) stuk uitgaande van de vennootschap, in toepassing van het Wetboek van Vennootschappen, verplicht een aantal vermeldingen moet bevatten.

Met “elk stuk uitgaande van de vennootschap” wordt onder meer bedoeld, zonder limitatief te zijn:orderbevestigingen, e-mails, brieven, akten, aankondigingen, enz.

Het betreft een nauwkeurige opgave van:

  • De maatschappelijke zetel van de vennootschap;
  • De rechtsvorm (voluit of afgekort) van de vennootschap (NV, BVBA,…);
  • Het RPR of rechtspersonenregister: het woord rechtspersonenregister of RPR dient te worden gevolgd door de zetel van de bevoegde rechtbank voor het rechtsgebied waarbinnen de vennootschap haar maatschappelijke zetel heeft (vb. RPR Gent).

BTW-regelgeving

Levering van goederen
Eerst en vooral is de plaats waar de ‘belastbare handeling’ plaatsvindt van belang. Is dat binnen de Belgische landsgrenzen, dan is er Belgische btw verschuldigd. Hier geldt de regel: de plaats van terbeschikkingstelling is van toepassing.

  • Dus: Een Franse koper komt langs in uw winkel in Brussel: de Franse klant koopt aan het Belgische btw-tarief. Dat is helder. 
  • Worden de goederen verzonden naar de klant, dan geldt de plaats waar het vervoer of de verzending eindigt. Met andere woorden: de (woon)plaats van de particuliere klant (niet-BTW-plichtige). Dus: voor onze Franse koper geldt hier dat er Franse BTW verschuldigd is.

Opgepast voor drempelwaarden
Levert u als onderneming vaker goederen aan particulieren (of kleine niet belastingplichtige ondernemingen) in het buitenland, dan moet u opletten voor een mogelijke “drempel”. Elke Europese lidstaat koos voor zijn eigen drempel (va 35.000 euro of 100.000 euro). 

Overstijgt u de waarde van die drempel binnen je lopend boekjaar, dan moet je vanaf de overschrijding de btw van het land van bestemming toepassen. Dan moet je daar dus ook een btw-aangifte indienen en rekening houden met de lokale facturatievoorwaarden.

Leveren van diensten
Voor bepaalde diensten gelden ook nieuwe regels. Volgens een Europese Richtlijn moeten sinds 1 januari 2015 alle telecommunicatie-, radio-, TV- en ‘langs elektronische weg verrichte diensten’ in opdracht van een niet-belastingplichtige, worden belast in de lidstaat waar de afnemer is gevestigd. 

Dat is dus ongeacht de plaats waar de belastingplichtige die deze diensten verricht is gevestigd.

Onder ‘langs elektronische weg’ verrichte diensten vallen onder meer de diensten bij het leveren en onderbrengen van websites, het onderhoud op afstand van programma’s en uitrusting, de levering van software en de bijwerking ervan en de levering van beelden, geschreven stukken en informatie en de terbeschikkingstelling van databanken.

Een Europees portaal voor eenvoudiger btw-afhandeling
Om de administratieve lasten (registraties in andere lidstaten) die uit de nieuwe btw-regels voorvloeien in te perken komt er een elektronisch portaal waarin de btw die verschuldigd is in andere lidstaten aangegeven en betaald kan worden.

Kwaliteitslabels

Om uw klanten meer vertrouwen te geven in e-commerce kan u een kwaliteitslabel behalen. Dat versterkt het imago van uw webshop. Bovendien bent u zeker dat uw webshop voldoet aan alle wettelijke bepalingen.

  • Het BeCommerce kwaliteitslabel is het kwaliteitskeurmerk voor het verkopen van producten en diensten via het internet. Uw e-commerce webshop wordt gecertificeerd door een onafhankelijke organisatie.
  • Ook Safeshops.be is een kwaliteitslabel voor e-commerce. Het is een initiatief van enkele toonaangevende Belgische webshops als Coolblue, Sunweb en Vente-Exclusive.
  • Unizo biedt een e-commerce audit aan. Webshops die beantwoorden aan de wettelijke vereisten en andere voorwaarden, ontvangen het UNIZO-e-commercelabel.